Pdf’s moet je zo min mogelijk gebruiken omdat ze zo ontzettend hard hun best doen om net te doen alsof ze geen onderdeel zijn van je site. Ze openen (vaak) in een nieuw scherm en alsof dat niet al onhandig genoeg is, zien ze er totaal anders uit. Grijs en grauw, ander lettertype, noem maar op. Waarom gebruik je ze dan toch? En zes tips hoe het beter kan.

Waarom gebruik je pdf’s toch?

Helaas is het hergebruik van content in veel cms’en slecht geregeld. Tien keer naar dezelfde pdf linken lukt wel en dan kan je vaak ook nog de pdf vernieuwen zonder dat al je links kapot zijn.

NB hetzelfde  – en dat is zo voor meer informatie hier –geldt voor andere downloadbare documentstypen.

Pdf-documenten kun je eenvoudig opslaan, bewaren en doorsturen. Webpagina’s niet. Kan ook een nadeel zijn.

Een pdf kan iedereen gebruiken ongeacht het besturingssysteem, versie en noem maar op.

Al je geld is opgegaan aan de mooie papieren vormgeving en nu is het geld op. Geen geld meer voor een mooie site, bijzondere pagina of een flashboek. Je slaat de papieren versie op als pdf en zie daar: klaar. Achterliggende reden: in communicatie wordt nog steeds vaak gedacht tot de papierenversie. Als die bij de drukker ligt wordt pas nagedacht over online. Terwijl dat natuurlijk (vertel ons wat) vanaf stap één meegenomen had moeten worden. Ook in de begroting.

Gebruik je een pdf omdat deze veilig is (mensen kunnen de tekst niet zo makkelijk veranderen als bijvoorbeeld een word document)? Let op! Dit is maar heel beperkt zo: met het juiste programma of een beeldbewerkingsprogramma pas je het wel zo aan (je ‘plakt’ er bijvoorbeeld iets overheen).

Als waarschuwing: hier volgt een gruwelijke, akelige, ouderwetse, niet doorheen te komen brij aan woorden. U wilt dit eigenlijk niet lezen en terwijl het nieuwe scherm opent, bieden wij u een paar seconden bedenktijd. We hebben er ook voor gezorgd dat onze interne zoekmachine geen pdf’s kan vinden dus aan ons zal het niet liggen. Kijk uit!

Als ik het dan toch doe..

Als je dan toch een pdf plaatst, bedenk je dan wat de lezer gaat doen met de pdf: lezen of printen. En printen is de minst milieuvriendelijke versie.

Hoe voorkom je printen? Ik denk dat heel wat documenten geprint worden, die toch niet interessant blijken. Ik heb in ieder geval een oud papierbak vol. Zorg dus voor een heldere introductie waarin je bijvoorbeeld de belangrijkste conclusies noemt of de intentie waarmee geschreven is (wetenschappelijk onderzoek versus patiënteninformatie bijvoorbeeld). Lukt dat niet dan kun je misschien de managementsamenvatting, de inleiding of de inhoudsopgave apart aanbieden zodat iemand die eerst kan bekijken om te zien of printen van het hele stuk de moeite waard is.

Te vaak lijkt een online document op een papieren document in zijn vormgeving.  Het is niet geschikt om online te lezen en milieuvriendelijk en duur om te printen. Vraag bij de nieuwe huisstijl omvormingsactie eens of ze ook een’ online documenten template’ kunnen maken (“Een wat…?”). Een paar tips:

  • Geen voorblad. Die paar regels (titel, auteur, datum) hebben geen hele pagina nodig.
  • Bij een boek is het leuk als een nieuw hoofdstuk op een rechter pagina begint. Bij een online document is dat echt onzin.
  • Ik ben voor het gebruik van kleur in verband met de uitstraling en de aansluiting op de rest van de website (aangenomen dat die kleur gebruikt.. zijn er eigenlijk zwart-wit websites?). Maar voor de printende bezoeker wel met mate. Hele pagina’s met kleurvlakken: niet doen. NB: test bij een document met kleur wel even of alles nog duidelijk is als je het zwart-wit uit print.
  • Je kunt pdf’s op de meest schitterende manieren navigeerbaar maken. Ik geloof alleen dat de meeste mensen dat geklik helemaal niet in de gaten hebben en alleen bladeren en scrollen. Maar het zou ook zo kunnen zijn dat iedereen het in de gaten heeft en alleen ik er steeds overheen kijk.
  • Als je het document opent, zie je in je beeldscherm vooral de bovenkant. Zorg dus dat daar dingen als titel, auteur en versie te lezen zijn.
  • Vooral bij gratis te downloaden e-books, manifesten en dergelijke zie je het veel: eigenlijk hebben ze niet zoveel te vertellen en toch willen ze veel pagina’s. Dus: veel witregels, enorme marges en een lekker groot lettertype. Ik ken alle trucjes van de werkstukken tijdens mijn studententijd. Niet doen. Ik ben namelijk niet de enige die ze kent.

Ken jij een pdf die echt speciaal vormgegeven is voor online? Wat vond je eigenlijk van die van mij: http://www.overwebcom.nl/wp-content/uploads/checklist-nieuwe-baan.pdf?